Os desperdícios são quaisquer atividades que utilizam recursos mas não retornam valor ao cliente final. Ou seja, são atividades que exigem investimento da empresa mas não melhoram o produto, nem a experiência do consumidor. Esses desperdícios se dividem em 2 formas: os que não geram valor mas são essenciais (vistorias, transporte), e os que nem geram valor, nem são essenciais (retrabalhos, estoques, entre outros).

No conteúdo 8 desperdícios comuns que podem estar afetando o rendimento da sua empresa abordamos quais são as principais formas que podem atrapalhar o crescimento do seu negócio. Este artigo abordará como solucionar de forma prática esses desperdícios, e tornar sua marca mais competitiva. Mas antes, é importante relembrar quais e como são esses desperdícios.

Quais são os principais tipos de desperdícios e como eles se apresentam?

A teoria do Lean Manufacturing e a ideia de reduzir desperdícios surgiu no Sistema de Produção Toyota, sendo idealizada por Taiichi Ohno. Ele é considerado como um dos fundadores da ideia e estabeleceu algumas formas principais de desperdício. 

Conhecimento

O desperdício de conhecimento é comumente observado quando os recursos intelectuais são mal alocados ou aproveitados. Sendo assim, é possível notar isso quando a seleção dos colaboradores não é tão estratégica e as características individuais não são levadas em consideração para a ocupação de vagas.

Esse desperdício, além de atrapalhar a melhoria contínua da produção, pode gerar colaboradores desmotivados e uma alta rotatividade entre eles. Dessa forma, você precisa empregar esforços em fornecer treinamentos a novas pessoas e corre o risco de perder excelentes funcionários.

Defeitos e retrabalho

A produção que apresenta uma quantidade de produtos defeituosos acima do esperado traz diversos atrasos e gastos desnecessários à empresa. Ao apresentar defeito, o produto precisará passar novamente pelo processo, ou precisará ser descartado e refeito.

Sendo assim, em ambos os casos, você perderá o tempo e os recursos empregados naquela produção. Consequentemente, o planejamento inicial será atrasado, e a margem de lucro será diminuída. Isso pode ocorrer graças a erros de planejamento, falta de manutenção no maquinário, recursos de baixa qualidade e colaboradores com pouco treinamento.

Esse desperdício deve ser evitado, afinal, você precisa entregar seu produto com qualidade e em um prazo adequado, certo? Por isso os defeitos e retrabalho precisam ser evitados e minimizados ao máximo.

Espera

O desperdício da espera é facilmente percebido, pois se refere a momentos em que alguma parte da linha de produção está parada. Momentos nos quais os recursos ficam parados, tarefas não são executadas e funcionários ficam ociosos são indicativos desse desperdício.

Você já chegou no local de produção e algum colaborador estava esperando algo ser concluído para que ele fizesse a parte dele? Se a resposta for sim, então provavelmente você já notou esse desperdício na sua empresa.

A partir disso, é possível perceber que a Espera gera mau uso do tempo, índice de produção abaixo do esperado e, consequentemente, menores taxas de lucro.

Estoque

A criação de estoque ocorre quando as empresas aumentam sua produção sem que haja aumento da demanda direta. Isso pode ocorrer para suprir erros constantes, para atender uma demanda esperada (mas que ainda não é real), ou por falha no mapeamento de necessidades mercadológicas

Um exemplo fácil de perceber ocorre quando um item se torna “moda” (uma estampa de roupa específica, um acessório, um utensílio doméstico). Quando isso acontece, diversas empresas passam a produzir as mesmas peças, ainda que não exista tanta demanda no mercado. Passado algum tempo, uma nova “moda” toma conta do processo e as peças produzidas são colocadas em promoção, e ainda assim continuam inundando os pontos de venda.

Essa criação de estoque sem estratégia prévia causa gastos excessivos, além de exigir mão de obra e muitos outros recursos. Ao fazer isso, a empresa logo precisa acabar com aquele estoque por um valor abaixo do planejado e reajustar sua produção.

Movimentos desnecessários

Este tipo de atividade de desperdício ocorre pela movimentação complicada ou desnecessária de colaboradores e/ou maquinários. Além de causar danos ao produto/recurso e aumentar o tempo de produção, pode causar acidentes com os colaboradores e aumentar o custo da produção.

Sendo assim, é necessário evitar esse desperdício para tornar a produção mais enxuta, segura e lucrativa, além de melhorar o tempo de execução das peças.

Processamento impróprio

O processamento impróprio se apresenta por fases desnecessárias na linha de produção. Assim, você emprega recursos em algo que não gera valor para seu cliente final. Dessa forma, você faz um planejamento e executa ações que utilizam matéria prima, mão de obra e tempo, mas que não estão fazendo algo que torna seu produto mais competitivo.

Um exemplo desse desperdício seria se você criasse um conjunto de canetas não apagáveis, mas que possuem borracha na ponta. Provavelmente, além de tornar o produto mais pesado e a experiência de uso pior, as borrachas o tornaram mais caro e não seriam utilizadas.

Dessa forma você utilizou os recursos da sua empresa de maneira mal planejada, e sem considerar as necessidades reais do seu cliente. Por fim, além de minimizar seus lucros, seu produto perde competitividade e poderia atrair muito mais atenção dos consumidores.

Produção excessiva

A produção excessiva é caracterizada por exceder a demanda do público alvo. Sendo desperdício tudo aquilo que não gera valor para o consumidor, é fácil notar que ele não encontra vantagens em adquirir uma produção acima da que atende sua própria necessidade.

Naturalmente, essa falha exige recursos que não trarão retorno, visto que não chegarão ao consumidor final. Sendo assim, sua empresa gasta tempo, recursos, transporte, logística e várias estratégias que não surtirão efeito, visto que o cliente não está interessado em adquirir a produção excessiva.

Essa forma de desperdício é um sintoma clássico de um mapeamento pouco efetivo do público alvo da empresa. Ao não conseguir identificar para quem é sua produção, tamanho do nicho e necessidades, sua empresa pode acabar tentando produzir para vários nichos. Quando isso ocorre, é como se você tentasse escolher uma boa comida experimentando todas disponíveis na cidade antes de pesquisar melhor qual atende sua expectativa. Ou seja, você gastará tempo, dinheiro, transporte e muito mais até conseguir acertar.

Transporte

Este desperdício provém da movimentação de recursos e/ou produtos, e não gera valor para o cliente. Além de ser cara, a movimentação em excesso pode desperdiçar tempo, danificar materiais e utilizar recursos a mais sem necessidade.

Um exemplo do desperdício de transporte ocorre quando uma parte do processo é dedicada a levar um recurso, peça ou produto de um lugar para outro de distância considerável. Nota-se nesses casos, que o processo inclui uso de maquinário, colaboradores e outros recursos apenas para transportar algo. 

Mas não se esqueça, nem todo Transporte é um desperdício que pode ser eliminado. Em alguns casos ele é essencial e deve apenas ser melhorado para usar a menor quantidade de recursos possível!

Agora que você já relembrou todas as formas de desperdício que podem afetar sua empresa, aprenda ferramentas que te ajudarão a resolver na prática cada um deles!

Como resolver esses desperdícios de forma prática?

Conhecimento

Quando os recursos intelectuais dos colaboradores não estão sendo bem utilizados, você pode melhorar os processos de seleção e treinamento.

Algumas ferramentas que podem te ajudar a alocar os perfis de forma estratégica são teste de perfis que apontam como é a forma de trabalho de cada pessoa. Além disso, esses aspectos podem ser observados ao longo do trabalho, sendo que você pode mais tarde realocar os recursos.

Além disso, é importante que o treinamento dos colaboradores seja estratégico e acessível para todos, sendo de fácil entendimento e podendo ser revisto posteriormente!

Defeitos e retrabalho

Se sua empresa está apresentando excesso de peças defeituosas, existem algumas ações que podem te ajudar a resolver. A primeira delas é garantir que as matérias primas utilizadas são de boa qualidade, para evitar produtos finais pouco resistentes.

Em segundo lugar, é importante ter certeza de que os funcionários estão bem treinados e conhecem o processo por completo. Dessa forma, você consegue minimizar falhas humanas na produção. E para garantir isso, é essencial que você mantenha manuais e fluxogramas da produção atualizados, em uma linguagem simples e acessível.

Por último, é importante analisar seu produto, seus concorrentes e feedbacks recebidos dos clientes. Essas informações são essenciais para que você consiga melhorar as características do seu produto e evitar defeitos que prejudicam a experiência do seu cliente.

Espera

Para quem almeja solucionar problemas relacionados à espera na produção, é necessário um bom planejamento de tempo, movimentação e dependência dos processos que geram o produto final.

Para isso, vale ressaltar que ao compreender a produção, você consegue “quebrá-la” em partes menores, e fazer um plano mais eficiente. Isso ocorre porque ao segmentar as linhas de produção, você conseguirá distribuir melhor os recursos entre equipes e postos de trabalho.

Além disso, é essencial que você garanta meios para uma comunicação rápida e eficiente entre as equipes de trabalho. Dessa forma, caso haja algum imprevisto, eles conseguem se comunicar e resolver rapidamente.

Para isso, aposte em uma ferramenta única de comunicação, e busque optar por mensagens em texto, que diminuem duplicidades de sentido e são mais facilmente absorvidas.

Estoque

Para evitar a criação de estoques desnecessários, esteja atento e planeje cuidadosamente a demanda a ser atendida. Uma ferramenta para te ajudar nessa tarefa é a Pesquisa quantitativa pelo método estatístico. Ela possui um custo baixo, e possui um bom grau de confiabilidade por trazer dados ao processo.

Além disso, é importante analisar a produção para identificar e eliminar erros que geram produções em excesso. Por fim, busque uma estratégia sólida para atender ao mercado. Como foi citado anteriormente, se sua empresa tentar seguir tudo o que surge no mercado, a produção não se baseará em resolver problemas dos clientes, e sim em seguir modas efêmeras.

Movimentos desnecessários

Se você precisa diminuir a movimentação desnecessária na sua produção, aqui estão duas ferramentas para te ajudar! A construção de Layout consiste em mapear e planejar onde os recursos, maquinários e colaboradores se posicionam de forma a melhorar a organização do loca.

Vinculado ao Layout, o Spaghetti é uma metodologia que te ajuda a compreender como as pessoas vão se movimentar em um determinado espaço. Com ela você precisa traçar o caminho que todas as pessoas precisam seguir até finalizar a produção. A partir disso, você deve optar pelo Layout que gera um número menor de cruzamentos entre os colaboradores envolvidos. Assim, além de diminuir a movimentação desnecessária, você evita atrasos e acidentes.

Processamento impróprio

Algumas formas de evitar processos desnecessários e/ou inadequados na produção se referem a desenhar o planejamento completo e fazer uma análise crítica das tarefas. Algumas perguntas que podem te ajudar nessa análise são:

Existe alguma ação nesse processo que poderia ser retirada sem causar dano à entrega do produto final?

E existe alguma ação que pode ser melhorada para diminuir o tempo ou o uso de recursos sem causar dano à entrega do produto final?

De que outra forma isso poderia ser feito para gerar mais valor ao cliente final?

De qual maneira eu posso alterar a produção para que ela aproveite melhor o potencial dos recursos?

Produção excessiva

A primeira dica é entender a demanda do seu público alvo. Para fazer isso, sua empresa precisa saber claramente quais são os nichos de mercado que ela atende. Algumas formas de estruturar isso é criar Personas e utilizar o Business Model Canvas e o Canvas Proposta de Valor.

Após isso, você deverá tentar compreender que fatia de mercado essas pessoas representam, e traçar um plano de atender uma parcela realista dessa fatia. Assim, você saberá qual demanda seu público gera, e não precisará produzir acima do esperado.

Ao identificar qual demanda você precisa atender, foque em adquirir equipamentos para produzir quantidades que atendam às necessidades, e comprar recursos de maneira planejada para a produção. Para exemplificar isso, imagine que você descobriu que sua demanda mensal de um produto é de 1000 peças. Além disso, você sabe que para produzir os 1000, você precisa de 100l de uma matéria prima. Sabendo disso, você percebe que existe um maquinário que produz 500 peças por vez, e um que produz 2000 peças por mês. Lembre-se que o mercado sempre passa por inovações, e nem sempre a demanda será contínua!

E então, é válido para sua empresa produzir 1000 peças para ficar em estoque todo mês, ou é preferível produzir 500 peças por vez? Não existe resposta correta para a pergunta, mas foque sempre em avaliar quando é interessante gerar estoque e quando isso pode prejudicar sua empresa.

Outro ponto interessante é regular a produção periodicamente. Mesmo após fazer a análise inicial de fatia de mercado, você precisará reavaliar a demanda e compreender se as estimativas iniciais continuam corretas. Dessa forma, você identifica e reage a alterações que o mercado sofre.

Transporte

Para solucionar o problema de transportes excessivos, você pode utilizar a ferramenta de Layout, a fim de elaborar uma linha de produção com seguimento mais lógico. Ao fazer isso, você consegue identificar por onde cada peça precisa passar, e planejar uma forma de utilizar o transporte só quando necessário.

Além disso, mapeie segmentações da produção! Caso não seja possível montar uma linha sem idas e vindas, tente entender quais processos precisam ocorrer para que outros ocorram posteriormente. Assim, busque evitar transporte excessivo pelo menos nas segmentações da linha!